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L'information
Ce cours est dispensé en Première. Il aborde la notion de l'information dans son concept, son aspect, son exploitation et sa classification.
L'INFORMATION
Objectifs pédagogiques
A la fin de ce chapitre l’élève doit être en mesure de :
- Définir l’information et donner sa structure
- Faire l’analyse fonctionnelle de l’information
- Définir le code et la codification
- Donner les différents types de codes
- Codifier une information
- Citer les différentes formes de contrôle de l’information
- Donner les différentes classes de l’information
- DEFINITION
L’information est un ensemble de données qui viennent accroître c’est-à-dire élargir le champ de connaissances d’une personne sur un fait quelconque de la vie, sur un sujet donné afin de se situer par rapport aux faits ou de prendre la décision qui s’impose.
- STRUCTURE DE L’INFORMATION
On distingue deux grandes phases de la structure de l’information. Il s’agit de la structure sur le plan élémentaire et sur le plan général.
- La structure sur le plan élémentaire
Il s’agit de la manière dont l’information est née, les éléments constitutifs de l’information et la manière dont ces éléments sont agencés pour exprimer l’idée que l’on veut annoncer. Parmi ces éléments nous avons : les caractères et les symboles, le mot et la rubrique.
- Les caractères et les symboles
Ils sont matérialisés par les chiffres (0 à 9), les lettres de l’alphabet (A à Z), les représentations imagées qui permettent d’exprimer un langage.
- Le mot
C’est le plus petit regroupement de caractères permettant d’exprimer une idée. Ex. Professeur
- La rubrique
Il s’agit d’un regroupement de mots ou un ensemble de mots logiquement structurés pour exprimer une idée. C’est aussi un ensemble de mots qui ne peuvent être dissociés sous peine de ne plus avoir de sens.
Ex. Immeuble FIATA.
- La structure sur le plan général
A ce niveau, on retrouve les articles et les fichiers
- Les articles
Un article est un ensemble de rubriques relatives à une même entité. Il est utilisé pour la mise à jour des fiches.
- Les fichiers
Un fichier est un ensemble d’articles de même nature ou de même catégorie utilisés pour décrire en détail une entité. Ex : fichier client, élève, personnel.
- NATURE DE L’INFORMATION
Qu’elle soit visuelle, orale ou imagée, l’information qu’on émet revêt toujours un double aspect : un aspect fonctionnel et un aspect formel.
- Aspect fonctionnel de l’information
L’information se présente sous forme de renseignement. Un renseignement est un ensemble de données qui permet à l’interlocuteur d’avoir un champ de connaissance plus élargi sur un sujet ou une situation donnée. Pour qu’une information soit un renseignement il lui faut nécessairement posséder trois éléments : l’entité, l’attribut et la mesure encore appelée valeur.
- L’entité
C’est l’objet, l’individu ou la situation que l’on veut décrire. Ex. un étudiant, une société, un ordinateur.
- L’attribut ou caractéristique ou propriété
Ce sont tous les détails, tous les éléments qui permettent de décrire clairement l’entité. Ex. le nom, le prénom, le sexe, la date de naissance, le lieu de naissance et la faculté ont pour entité élève.
- La mesure ou valeur
Ce sont les valeurs réelles qui sont affectées à l’attribut et qui précisent correctement celui-ci.
Tableau récapitulatif de l’analyse fonctionnelle
ENTITE
ATTRIBUTS OU CARACTERISTIQUES
VALEURS OU MESURES
Elève
Nom
Prénom
Date de naissance
Lieu de naissance
Sexe
classe
série
JOHNSON
Vanessa
25/09/95
Lomé
Féminin
1ère
G1
APPLICATION 1
Nanti d’une maîtrise en droit privé obtenu en 1997 à l’Université de Bouaké, M. Michel AKA de nationalité ivoirienne, né le 12 décembre 1970 à Treichville est employé à la Banque Atlantique Togo en qualité de directeur des opérations après avoir servi pendant trois ans à AREBA.
TAF : faites l’analyse fonctionnelle de cette information.
APPLICATION 2
Située au 2 avenue des Eperviers, DIGITRONIX, une société anonyme au capital social de 10 000 000 et spécialisée dans la commercialisation du matériel informatique est sous la supervision du directeur général M. Pignang AYOLA.
TAF : dégagez l’aspect fonctionnel de cette information.
- Aspect formel de l’information
Au lieu que l’information soit représentée par des lettres et des chiffres, l’on peut avoir recours aux symboles (<, >), aux figures ou encore aux images.
Pour qu’une information soit perçue, il faut forcément la matérialiser par un code et bien entendu sur un support.
- CODIFICATION DE L’INFORMATION
Il circule au sein de l’entreprise voire dans la vie courante un volume considérable d’informations. Cependant, l’homme n’a jamais disposé suffisamment de temps pour les lire et les comprendre. Pour aider la société à comprendre l’essentiel des informations diffusées, l’on a trouvé de moyens qui permettent et facilitent la réduction du volume d’informations. Il s’agit de la codification.
- Définitions
- Le code
On désigne par code un symbole, un signe, une image ou une représentation quelconque par laquelle on représente l’information. Ex. le code de la route.
On entend également par code tout signe conventionnel adopté et utilisé par une société ou un groupe spécifique de la société pour exprimer une idée. Ex. port de vêtement noir (signe de deuil), port de brassard (capitaine), rameaux de palmier attachés à un véhicule (signe de transport de cadavre humain)
- La codification
C’est l’opération intellectuelle qui consiste à choisir un système permettant d’identifier des entités à l’aide d’un langage abrégé.
Le codage est l’opération matérielle qui consiste à transposer en langage de codification des faits ou des informations exprimées en langage naturel.
- Buts
La codification permet d’identifier une information sans ambiguïté et avec précision, de la contrôler avec efficacité et de réaliser un gain de temps et de place.
- Les différents types de codes
Il existe des codes des plus simples aux plus complexes suivant le principe d’attribution des numéros. On distingue à cet effet :
- Le code alphabétique : il consiste à représenter l’information par les lettres de l’alphabet. Exemple le groupage A, B, AB, O.
- Le code numérique : c’est une représentation d’information par des chiffres arithmétiques. Exemple les indicatifs téléphoniques (228 pour désigner le Togo).
- le code alphanumérique qui est la combinaison des lettres et des chiffres. Exemple : le numéro d’immatriculation d’une moto : RT 2875 AL.
Les codes sont également classés en fonction de leur signification (code significatif et non significatif) ou de leur matérialisation (direct ou indirect).
Un code est dit :
- significatif ou informationnel quand son contenu a la même valeur tant pour le concepteur que pour l’utilisateur ou le destinataire. Exemple : Sexe : M, F ; RT ; TVT,
- non significatif ou non informationnel lorsque le contenu en soi n’a pas de signification, les chiffres et les lettres sont simplement attribués dans l’ordre chronologique. Exemple N° Mle 060 901 P attribué à un employé.
- Descriptif : il est avant tout un code significatif et est utilisé pour la description d’une situation ou d’une chose. Référence d’une bicyclette
3
1
2
R
E
Type : E = enfant
Couleur : R = rouge
Hauteur du cadre (en cm)
Nombre de vitesse
- Mnémonique : il est également un code significatif et constitué des lettres alphabétiques. Exemple : code simplifié des tailles : S = Small ; M = Medium ; L = Large.
- direct : une perforation correspond à une information lors de la matérialisation
- indirect : deux perforations au moins correspondent à une information.
Suivant le plan de codification adopté on peut disposer d’un code :
- séquentiel : n° des factures ; n° matricule des élèves
ELEVE
N° MATRICULE
CATARIA
601
EKLOU
602
JOHNSON
603
- juxtaposé ou articulé : n° d’identification des individus
- hiérarchisé ou à niveau : numérotation des chambres dans un hôtel.
2
1
1
Numéro de la salle
Etage
- Contrôle de l’information
Une information fiable est une information contrôlable. Il existe plusieurs types de contrôle de l’information
- Le contrôle visuel
Le travail administratif repose généralement sur l’utilisation et l’exploitation des imprimés. Le contrôle visuel dans ce cas consiste tout simplement à compléter un imprimé.
- Le contrôle par double composition
Le même travail est exécuté par deux ou plusieurs personnes.
Ex. une demande de permission que l’on fait relire par son camarade
- Le contrôle par vraisemblance
Encore appelé contrôle par globalité, il est une appréciation générale, une approche globale d’une information donnée.
Exemple : 30 février est invraisemblable et on peut rapidement s’en rendre compte.
- Le contrôle par redondance
Il est encore appelé contrôle par superfluité ou abondance de contrôle.
Exemple : demander en même temps l’âge et la date de naissance d’une personne.
- Le contrôle par clé de contrôle
Un contrôle manuel peut être effectué par l’opérateur lui-même ou encore automatiquement. On dispose essentiellement des méthodes des restes pour déterminer une clé de contrôle que l’on associe à l’indicatif. Il existe plusieurs clés de contrôle.
- Modulo 97
Le numéro d’identification est divisé par 97 et le reste constitue la clé de contrôle.
Exemple
Soit 77485, l’indicatif d’un livre informatique. Calculer la clé de contrôle au modulo 97
NB Le diviseur 97 a été retenu parce qu’il est le plus grand des nombres premiers à 2 chiffres.
- Modulo 23
L’indicatif est divisé par 23. Le reste obtenu de la division est remplacé par une lettre de l’alphabet correspondante dans le tableau suivant :
A
B
C
D
E
F
G
H
J
K
L
M
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
N
P
Q
R
T
U
V
W
X
Y
Z
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
Les lettres I, O et S sont exclues en raison de leur ressemblance aux chiffres 0, 1 et 5
Exemple : calculer la clé de contrôle au modulo 23 à partir des indicatifs suivants : 5846 ; 3698 ; 7423 et 2011.
- Modulo 10
Cette méthode consiste à :
- écrire l’indicatif en espaçant les chiffres qui le composent,
- associer à chaque chiffre de l’indicatif un terme de progression (généralement indiqué) en commençant de la droite vers la gauche. On entend par terme de progression une suite de chiffres par laquelle la multiplication sera faite.
- multiplier les termes ente eux (termes du n° d’identification et de termes de progression)
- additionner les différents résultats
- faire la différence entre le total obtenu et la dizaine immédiatement supérieure.
La différence constitue donc la clé
NB : au cas où le total est une dizaine entière (10, 20, ...) la clé est zéro.
Exemple : soit l’indicatif 98574. Calculer la clé de contrôle au modulo 10 avec les termes de progression suivants 1, 2 et 3
9
8
5
7
4
x
x
x
x
x
2
1
3
2
1
18
8
15
14
4
18 + 8 + 15 + 14 + 4 = 59
60 – 59 = 1
Clé de contrôle : 1 ; N° de référence : 985741
Quelle que soit la nature d’un code, certaines qualités lui sont indispensables. Il doit être :
- univoque : un code identifie un seul objet
- souple : offrir les possibilités d’insertion et d’extension
- concis : être le plus court possible pour faciliter la saisie, la lecture et limiter les risques d’erreurs
- contrôlable : erreurs faciles à déceler
- interprétable : facile à décoder
- CLASSIFICATION DES INFORMATIONS
Les informations peuvent être regroupées en trois classes. Les informations d’entrée, les informations de commande et les informations de sortie.
- Les informations d’entrée
Elles sont encore appelées informations de base ou informations élémentaires. Ce sont des informations brutes qui résultent d’un simple comptage ou d’une observation.
Exemple : réception d’une commande de trois imprimantes HP Laserjet à 250 000 F l’unité. Montant hors taxe d’un appareil photo numérique 90 000 F
Il importe que ces informations soient soigneusement enregistrées et conservées car il est difficile de reconstituer les informations de base en cas de perte.
- Les informations de commande
Encore appelées informations de traitement ou règle de décision, ce sont des informations qui permettent de transformer les informations élémentaires en informations disponibles à l’utilisateur. Elles peuvent être des instructions à suivre pour traiter des données « texte » ou des opérations effectuées sur des nombres.
Exemple : la multiplication, la soustraction, la division, l’addition, l’application de la loi, les opérations de coefficient...
- Les informations de sortie
Elles sont aussi connues sous le nom d’informations élaborées, informations synthétiques et d’informations résultantes. Elles sont obtenues à l’issue de l’application d’une règle de décision. Il est facile de reconstituer les informations de sortie en cas de perte.
Qu’elle soit d’entrée, de traitement ou de sortie, une information doit être utile.
- UTILITE DE L’INFORMATION
L’utilité d’une information dépend des qualités qu’elle présente. Elle doit donc être :
- claire : simple et compréhensible aux destinataires ou aux utilisateurs
- précise : elle ne doit contenir uniquement que les données nécessaires à la compréhension
- disponible : accessible en temps opportun
- pertinente : utile et appropriée au besoin de l’utilisateur
- authentique : d’une source sûre
- à jour : continuellement revue par ajout de nouvelles données ou suppression des données obsolètes.
APPLICATION 1
Vous êtes engagé à l’essai à DIBIDOBO, une société naissante. Ce jour votre directeur vous demande de codifier les dossiers suivants après les avoir indexés.
- 14/04/07 nouvelle parfumerie (Kévé)
- 25/05/08 centrale communication (Aného)
- 29/03/09 société générale immobilière (Bouaké)
- 20/07/10 boîte de nuit Montecristo (Lomé)
- 01/05/11 nouveau parc (Cotonou)
- 12/08/09 le pétrole de l’orient (Tripoli)
- 14/07/08 maison de commerce El Hadj Essofa (Sokodé)
- 25/09/09 cabinet médical du Docteur Diarra (Sikasso)
- 16/08/07 pharmacie du centre de la ville (Metz)
- 05/05/10 établissement welcome (Doha)
- 21/05/08 le journal l’Observation (Dakar)
- 13/05/09 collection HERROD (bassar)
- 25/04/10 tout pour l’alimentation (Dapaong)
Plan de codification
A – le 1er chiffre correspond au type de client : 1 = société ; 2 = établissement ; 3 = maison ; 4 = divers
B – les 4 chiffres suivants correspondent à la date d’entrée en relation avec le client (mois et année)
C – le 6è chiffre représente la situation géographique : 1 = ville du Togo ; 2 = ville d’Afrique ; 3 = ville du monde
D – clé de contrôle au modulo 23.
APPLICATION 2
On envisage d’attribuer un numéro matricule à tous les agents de votre entreprise. Ce numéro sera composé de 9 chiffres.
sexe
Année de recrutement
Année de naissance
Tranche de salaire
N° d’ordre
Modulo 10
Sexe : M = 1 ; F = 2
Année de recrutement : deux derniers chiffres de l’année
Année de naissance : deux derniers chiffres de l’année
Tranche de salaire : entre 100 000 et 150 000 = 1 ; entre 150 000 et 200 000 = 2 ; plus de 200 000 = 3.
Numéro d’ordre : dernier numéro non attribué = 12
Modulo 10 : à partir du numéro d’identification constitué des 8 premiers chiffres. Termes de progression = 1, 2 et 3
Quel numéro attribuera- t- on aux salariés suivants :
- M. KARABOU, gestionnaire de compte, né le 20/01/1985, recruté en 2006, salaire : 250 000 ;
- Mme SINFEYA, comptable, née le 14 mai 1982, recrutée en 2009, salaire : 185 000 ;
- Mlle EDJEOU, juriste, née le 12 avril 1986, recrutée en 2009, salaire : 200 000 ;
- M. GUEDOU, directeur commercial, né le 20 février 1982, recrutée en 2005, salaire : 300 000 ;
- Mlle AVEGNON, assistante, née le 30 juin 1983, recrutée en 2008, salaire : 145 000.
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