Démarche du travail administratif

Le travail administratif repose sur le traitement de l'information ; l'information en est la matière première. Qu'est-ce que le travail administratif ? Quelles en sont les grandes étapes ? C'est ce à quoi tente de répondre ce cours, à l'endroit de l'élève de Première.

DÉMARCHE DU TRAVAIL ADMINISTRATIF

Objectifs pédagogiques

A la fin de ce chapitre l’élève doit être en mesure de :

• Définir le travail administratif
• Faire ressortir les étapes du travail administratif dans une situation donnée

GENERALITES

L’organisation est un groupement humain qui s’assigne un objectif à atteindre. Quand elle est dite administrative, c’est qu’elle vise à rassembler des moyens humains et matériels avec des programmes d’action pour exécuter un travail administratif dans de meilleures conditions de lieu et de temps en vue d’obtenir un maximum d’efficacité.

I. DEFINITION

Le travail administratif consiste à rassembler les informations de base, à les mettre en ordre et les exploiter pour en tirer une information synthétique permettant de prendre une décision optimale.

La science de l’organisation du travail est relativement récente. Elle est née au XXè siècle sous l’impulsion de TAYLOR et de FAYOL. Ce dernier étudie le problème au niveau de l’administration des entreprises. Selon lui administrer c’est : prévoir, organiser, commander, coordonner et contrôler.

1. Prévoir

Prévoir consiste à définir les objectifs, déterminer les moyens à mettre en œuvre ainsi que les programmes d’action.

2. Organiser

Organiser c’est mettre en place des organes pour une répartition des responsabilités entre eux.

3. Commander

Commander, c’est donner des directives, des instructions en vue de l’exécution des tâches.

4. Coordonner

Coordonner, c’est mettre en place les liaisons permettant une meilleure circulation de l’information.

5. Contrôler

Le contrôle consiste à vérifier, à veiller à l’exécution des tâches de chacun et à remédier aux erreurs commises.

II. LES ETAPES DU TRAVAIL ADMINISTRATIF

Tout travail administratif a pour finalité la prise de décision. Plusieurs étapes sont donc à distinguer : la saisie, la collecte, le traitement, le stockage, la diffusion, l’archivage et la destruction.

1. La saisie

Elle consiste à enregistrer les informations élémentaires sur un support.

2. La collecte

C’est le transfert des données élémentaires du lieu de saisie au lieu de traitement qui peut être manuel, mécanique ou automatique. Il faut souligner que la collecte et la saisie sont souvent indissociables et portent sur les informations de base.

3. Le traitement

Le traitement est un ensemble d’opérations à mener suivant les objectifs fixés au départ. Ces opérations vont de la sélection, du tri, de la comparaison à la codification et aux calculs via le contrôle, la mise à jour et le classement.

Toutes ces opérations ayant consisté en la transformation de l’information de base en information synthétique aboutissent au stockage ou à la diffusion ou encore à l’archivage ou à la destruction.

4. Le stockage

Une information élaborée peut être rangée ou conservée temporairement pour une utilisation incessante par un utilisateur. Cette opération peut toutefois précéder la phase du traitement.

5. La diffusion

L’information est transmise aux destinataires ou à ceux qui en ont besoin sur un support utilisable.

6. L’archivage

Certaines informations doivent être rangées après que leur exploitation est entièrement finie.

7. La destruction

Les informations devenues inutiles sont éliminées pour éviter les encombrements.