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Classement
Cours dispensé en Seconde, permettant à l'élève de comprendre l'utilité du classement de l'information, de procéder à un classement rationnel et efficace en choisissant l'ordre, le procédé, le matériel et le mobilier adaptés.
Le contenu proposé n'engage que son auteur. Il ne répond pas forcément en tout point au programme officiel, mais a le mérite d'exister et de servir de support de cours et d'être d'une certaine utilité.
INTRODUCTION AU CLASSEMENT
Objectifs pédagogiques
A la fin de ce cours l’étudiant doit être capable de :
- définir le classement et les expressions y afférentes ;
- donner l’utilité du classement ;
- donner les qualités et les objectifs du classement ;
- GENERALITES
Les informations mises à la disposition de l’entreprise sont de plus en plus volumineuses et diverses. Ces informations ne sont pas toujours utilisées immédiatement. Elles ne sont pas non plus utilisées concomitamment. Toutefois, elles peuvent l’être plusieurs fois.
- DEFINITIONS
Classifier : c’est faire une répartition méthodique par classe c’est-à-dire déterminer :
- les caractères communs selon lesquels on regroupe les documents ;
- le nombre et l’importance des classes en fonction de l’utilisation des documents ;
- l’ordre dans lequel on classera les documents.
Classer : c’est ranger, mettre en ordre. C’est aussi stocker des informations temporairement en vue d’un usage ultérieur.
Le classement est le rangement des dossiers, la mise en ordre des rubriques selon des normes prédéfinies. C’est aussi le rangement méthodique en vue d’une recherche ultérieure.
- La rubrique : c’est un ensemble de mots agencés et ayant un sens. C’est également un ensemble de mots qui ne peuvent être dissociés sous peine de ne plus avoir de sens. Exemple : lycée d’enseignement technique et professionnel.
- Le mot directeur : c’est le mot principal d’une rubrique
- Indexer : c’est écrire la partie principale suivie de la partie secondaire.
- Indexage : il consiste à écrire en premier lieu le mot directeur, les mots qui le précèdent dans la rubrique initiale sont rejetés à la fin et mis entre parenthèse ou séparés d’une virgule. Exemple : cabinet médical Hèzouwè ; Hèzouwè, cabinet médical ; les jeunes du centre : Centre (les jeunes du).
- UTILITE DU CLASSEMENT
Un bon classement facilite la recherche des informations désirées et fait donc ainsi gagner beaucoup de temps.
- NECESSITE DU CLASSEMENT
- Obligations légales
Tous les documents inhérents à l’activité de l’entreprise doivent être conservés pendant un temps selon le cadre. C’est le cas par exemple des documents comptables qui doivent être conservés pendant 10 ans avant d’être détruits.
- Considérations pratiques
Un classement méthodique et logique est nécessaire pour plusieurs raisons :
- la masse des documents reçus par une entreprise est considérable. S’ils ne sont pas tous d’un intérêt immédiat, ils peuvent cependant devenir utiles. Il faut par conséquent les conserver en ordre ;
- dans certaines entreprises il existe des documents qui ont une grande valeur pécuniaire (devis, projets). C’est donc un capital à conserver.
- les affaires courantes se traitant de plus en plus par téléphone, il est nécessaire de pouvoir retrouver immédiatement le dossier intéressant l’interlocuteur.
- QUALITES DU CLASSEMENT
Un bon classement doit être :
- simple, précis et rationnel : trouver et replacer facilement et rapidement un document ;
- extensible : insérer de nouveaux documents ;
- sûr : constater qu’aucun document ne manque ou n’est pas déclassé ;
- peu encombrant : occuper une faible surface ;
- à jour.
- OBJECTIFS DU CLASSEMENT
Le classement vise à :
- conserver l’information ;
- protéger les supports contre toute détérioration et leur assurer le maintien et la solidité indispensables ;
- permettre aisément leur accès.
- DOMAINES D’EMPLOI
Le classement est utile dans tous les domaines de la vie notamment dans les administrations, le commerce, le ménage, ……
- LE CHOIX D’UN CLASSEMENT
Le choix d’un classement dépend :
- de la nature des documents ;
- du volume des documents ;
- de la fréquence des consultations.
- LES ORDRES DE CLASSEMENT
On appelle ordre de classement la façon méthodique de ranger les dossiers ou les documents. C’est aussi les différentes possibilités de détermination du plan de classement.
On distingue les ordres principaux de classement (classements alphabétique, numérique et thématique) et les ordres de classement dérivés ou mixtes (alphanumérique, chronologique, décimal et géographique). Cette partie fera l’objet du prochain chapitre.
LES ORDRES DE CLASSEMENT
Objectifs du cours
A la fin de ce cours l’étudiant doit être en mesure de :
- connaître les différents ordres de classement
- les reconnaître dans des contextes différents
- distinguer les catégories d’ordre de classement ;
- ranger chaque ordre de classement dans sa catégorie
- réaliser un classement de rubriques selon l’ordre indiqué
- donner les avantages et inconvénients de chacun des ordress
Deux catégories d’ordre de classement sont à distinguer : les ordres principaux et les ordres dérivés.
2. LES ORDRES PRINCIPAUX DE CLASSEMENT
Les classements alphabétique, numérique et idéologique constituent les ordres principaux.
- LE CLASSEMENT ALPHABETIQUE
- Principe
Le classement alphabétique consiste à ranger les mots, les noms, les rubriques, les dossiers suivant la succession normale des lettres de l’alphabet. Le dictionnaire en est un exemple tangible.
Exemple :
- ABALO Jacques
- ABOTSI Kodjogan
- ADEBAYOR Emmanuel
- BAH-TRAORE Amatoula
- COLANI Diane
S’il est vrai que les règles régissant le classement alphabétique sont faciles en ce qui concerne les mots isolés, il n’en est pas de même pour les dénominations comportant un ensemble de mots. D’où la nécessité de déterminer le mot directeur
- Détermination du mot directeur
- Cas du nom propre
Dans une rubrique comportant un nom propre il convient de distinguer le nom patronymique du nom géographique et du nom publicitaire. Ainsi, le premier nom propre de personne est considéré comme mot directeur à l’exception des titres, des prénoms et des particules « de » et « d’ ».
Exemple : Clinique du Docteur YAYA, Fabrique Rodrigue GNANSA, Complexe Sportif Jean d’Athènes, Cafétéria de SOUZA.
En revanche, les titres et les prénoms peuvent être pris en compte s’ils sont reliés au nom par un trait d’union.
Exemple : Etude Maître-Tchalim, Galeries Ernest-Renan.
Contrairement aux particules « de » et « d’ », les articles « le, la, les, l’ », les prépositions «au, aux» et les déterminant « du, des » sont considérés comme faisant partie du nom.
Exemple : rôtisserie Patrick Le Lay, usine Du Pont de Nemours, hospices Jean de la Malène. Salon de beauté Jean L’Hermite. Société de transport routier Au Couturier.
A défaut du nom patronymique, le premier nom propre géographique est pris comme mot directeur tout en excluant, les articles, les déterminants et les prépositions.
Exemple : la bijouterie de Lomé, Université de Sorbonne.
Les points cardinaux (Nord ; Sud ; Est ; Ouest) et le mot centre sont considérés comme mot directeur s’ils n’ont pas de compléments.
Exemple : La lunetterie du sud, l’amicale des ressortissants du centre.
Lorsque le nom propre n’est ni de personne ni géographique, il s’agit du nom propre publicitaire. Le premier mot est pris comme mot directeur sauf les articles et les prépositions.
Exemple : Restaurant au Tout à Cent Francs, Tout pour la Beauté
- Cas du nom commun
Au cas où la rubrique ne comporte pas de nom propre, le premier nom commun est considéré comme mot directeur à l’exception des mots « société et compagnie ». Les articles ne sont pas pris en compte.
Exemple : Société Générale d’Electricité et de Mécanique ; Les transporteurs de Bois Rouge.
Toutefois les mots «compagnie et société» sont pris comme mots directeurs lorsqu’ils sont les seuls noms communs de leur rubrique respective.
Exemple : Compagnie générale et maritime. Société commerciale et industrielle.
- Cas de l’adjectif
L’adjectif substantivé c’est-à-dire adjectif employé comme nom est considéré comme mot directeur.
Exemple : la Minière du Coteau. La Générale des Particuliers.
Est aussi mot directeur l’adjectif qui précède le nom commun unique.
Grand hôtel. Les nouvelles galeries.
L’adjectif numéral ordinal ou cardinal est le mot directeur dans une rubrique.
Aux trois canards. Seizième symphonie.
- Cas du sigle
Lorsque la définition du sigle n’est pas connue, celui-ci est considéré comme mot directeur.
Ex. ATP, ANC.
Mais lorsque l’on connaît la définition du sigle, le premier nom propre ou commun est considéré comme mot directeur. Exemple : CFT (Chemin de Fer du Togo) ; TOGO, chemin de fer du.
Ou encore on classe à dénomination et on fait un renvoi au sigle.
Exemple : AFRIQUE (voir BCEAO).
- Cas du verbe
Lorsque la dénomination ne comporte qu’un verbe ou un verbe et un nom commun, le verbe est considéré comme mot directeur. Exemple : investir dans l’humain. Combattre pour vivre.
REMARQUES
- Lorsque la rubrique ne comporte qu’un ou des prénoms, le premier prénom se trouve être le mot directeur. Exemple : salon de coiffure Délali. Brasserie Rodrigue.
- Les mots étrangers au français dans une rubrique sont considérés comme mot directeur. Toutefois si toute la rubrique est composée de mots étrangers, on prend le premier mot sauf les mots mineurs (mots composés d’une à trois lettres). Exemple : usine de tee-shirt. Financial bank.
- Les noms précédés de Saint, Sainte, Saints sont considérés comme faisant corps avec le nom et sont classés à la fin de la série des « S». Exemple : Lycée Sainte-Marie
- Lorsque dans une rubrique une partie est délimitée par les griffes ou les guillemets, on considère le premier mot sauf les articles et les prépositions. Exemple : restaurant «belle étoile». Charcuterie «au bon samaritain».
- le préfixe Mac (irlandais) et Mc (écossais) fait également partie du nom qui le suit. Ex. : centre d’étude Mac Donald
- Application 1
Soient les rubriques suivantes :
Rubriques
Coopérative des agriculteurs du nord Togo
Banque Ouest Africaine de Développement
Clinique «mon sauveur»
Institut technique Jean d’Athènes
Dispensaire de Bè
UAT (Union des Assurances du Togo)
Parfaite santé
Ecole Supérieure des Affaires
Banque Centrale des Etats de l’Afrique de l’Ouest
Collège d’enseignement technique de Kanté
Union des assurances de Paris
Ecobank
Compagnie Africaine d’Assurances
Beneficial Life Insurance
Centre hospitalier préfectoral
Clinique ‘’Dieu guérit’’
Institut des sciences commerciales «Excellence»
Caisse nationale de crédit agricole
Institut technique et commercial assomption
SONAPH (société nationale des palmeraies et des huileries)
Office des produits agricoles du Togo
Institut universitaire de technologie et de gestion
Cabinet médical mélia
Ecole supérieure de gestion informatique et des sciences
Laboratoire de recherche médicale
TAF :
- Déterminer les mots directeurs
- Indexer
- Présenter le classement alphabétique
- Application 2
En guise d’exercice de maison, votre professeur vous remet les dossiers ci-après à ranger d’après l’ordre alphabétique.
Rubriques
librairie centrale du Togo
L’africaine de courtage et d’assurance
Restaurant ‘’chez Malicka’’
Aux cent mille chemises
Ecole évangélique de Kara
Savonnerie come and see
Collège Saint Albert d’Atakpamé
Centre de formation technique et professionnelle
Les motos sanya
Etablissement tout est grâce
Etablissement d’apprentissage électronique
Banque Atlantique
L’évêché de Dapaong ville
Entreprise Natys et sœurs
Espace de beauté belle dame
Société sucrière
Compagnie d’alimentation électrique
Pharmacie du boulevard
Nokia House
West life
AZM
Association pour le bien-être des jeunes
Cabinet dentaire du Docteur-Ouedraogo
Centre phytosanitaire
Droit des enfants
- Déterminer les mots directeurs
- Faire l’indexage
- Présenter le classement alphabétique
- Avantages et Inconvénients
- Avantages
- Recherche et classement rapides si le classement n’est pas important,
- Simple dans son principe ;
- Extensible.
- Inconvénients
- Manque de sécurité ;
- Souvent compliqué dans son application ;
- Lent lorsqu’il porte sur un nombre important de documents.
- Les principales utilisations
Le classement alphabétique s’adapte particulièrement au rangement :
- Des noms de personnes, des raisons sociales des entreprises ;
- Des dossiers clients, fournisseurs, personnel d’une entreprise, étudiants d’une classe.
- LE CLASSEMENT NUMERIQUE
- Principe
Le classement numérique consiste à attribuer aux dossiers des numéros suivant l’ordre normal des chiffres entiers. Chaque nouveau dossier vient prendre place derrière ceux précédemment classés. S’il y a par exemple 10 dossiers classés le prochain numéro à attribuer est le 11.
Exemple :
- 20 hôtel Leota
- 21 les éperviers du Togo
- 22 CHR Kara-Tomdè
La recherche du numéro affecté au document nécessite l’utilisation préalable d’un répertoire où les rubriques sont rangées alphabétiquement avant les numéros.
On appelle répertoire un recueil, un inventaire de renseignements succincts classés méthodiquement.
- Application
Voici selon l’ordre d’arrivée les documents reçus au standard.
- Société de tissus Gaillet et Rousse
- Produits alimentaires el hadj taïrou et frères
- Taxi monique
- Pétrole de l’orient
- Etude maître Ajavon
- Collège Saint-Joseph
- Maison blanche
- Auberge welcome
- Vivre en harmonie
- Société industrielle africaine
- Banque des pays du septentrion
- Auto école pasteur
- Café du football
- Création sportive française
- Groupement des centres artisanaux
- Société commerciale du sud de paris
- Aux trois chats
- Filature de la première science
TAF :
- Ranger numériquement ces dossiers sachant que le dernier dossier classé avant l’arrivée de ceux-ci portait le N°250.
- Présenter le répertoire alphabétique.
- Avantages et inconvénients
- Avantages
- Simple tant pour la mise en place que pour la recherche d’un dossier ;
- Extensible indéfiniment : l’insertion de nouveaux dossiers ne modifie pas le rangement des dossiers déjà classés.
- Sûr :
- La place du dossier est nettement précisée ;
- Il est facile de déceler l’absence d’un dossier ;
- Il est discret.
- Inconvénients
- Répertoire alphabétique indispensable ;
- Lent : la recherche d’un dossier nécessite la consultation préalable du répertoire ;
- Rupture de classement provoquée par l’annulation définitive d’un document.
- Principales utilisations
Le classement numérique est principalement utilisé lorsque :
- Le nombre de dossiers devient pléthorique et augmente les risques d’erreurs et la lenteur du classement alphabétique ;
- Chaque fois que la nature du document à classer exige une sécurité singulière (documents comptables,…) ;
- Pour les documents qui requièrent une certaine discrétion.
- LE CLASSEMENT IDEOLOGIQUE
- Principe
Encore appelé classement thématique, le classement idéologique consiste à ranger les dossiers d’après leur affinité. Il consiste en un plan de classement qui comporte une division en différents sujets, eux-mêmes en sous sujets et ainsi de suite.
Les thèmes ou sujets et les sous sujets tout comme les rubriques qui les composent sont classés alphabétiquement.
Exemple :
ENTREES
- Œufs durs
- Salade
VIANDES
- Gigot
- Poulet
- Application 1
Soient les rubriques suivantes :
Rubriques
Coopérative des agriculteurs du nord Togo
Banque Ouest Africaine de Développement
Clinique «Bon Secours»
Institut technique Jean d’Athènes
Centre médico-social de Pya
UAT (Union des Assurances du Togo)
Parfaite santé
Togo Institute of Technology
Banque Centrale des Etats de l’Afrique de l’Ouest
Collège d’enseignement technique de Kanté
Union des assurances de Paris
Ecobank
Compagnie Africaine d’Assurances
Beneficial Life Insurance
Centre hospitalier préfectoral
Clinique ‘’Dieu guérit’’
Institut des sciences commerciales «Excellence»
Caisse nationale de crédit agricole
Institut technique et commercial assomption
SONAPH (société nationale des palmeraies et des huileries)
Office des produits agricoles du Togo
Institut universitaire de technologie et de gestion
polyclinique mélia
Ecole supérieure de gestion informatique et des sciences
Clinique Professeur-James
TAF : présenter le classement thématique
- Application 2
Au terme de votre formation vous êtes en stage dans une maison de commerce. Ce jour on vous charge de ranger les articles ci-après :
- séchoir électrique
- clés USB
- cafetière
- disque dur
- imprimante
- fer à repasser électrique
- friteuse électrique
- paquet de stylo bleu
- peigne soufflant
- aspirateur électrique
- paquet de rames
- moulin à café électrique
- bloc laveur électrique
- écran d’ordinateur
TAF : faire le classement idéologique
Thèmes : fournitures de bureau, matériel informatique, hygiène, cuisine, ménage
- Avantages et inconvénients
- Avantages
- Parfaitement facile à la recherche de documentation ;
- Peut se combiner avec d’autres ordres de classement ;
- Extensibilité : possibilité d’ajouter de nombres subdivisions ;
- Sécurité du classement.
- Inconvénients
- Organisation longue : il exige une analyse préliminaire très poussée pour établir le plan de classement ;
- Recherche longue ;
- Impossible de déceler les documents manquants ;
- Emploi délicat : toute erreur sur l’idée essentielle du document prolonge la recherche ;
- Nécessite de renvoi chaque fois que le document traite de plusieurs sujets ou d’idées difficiles à analyser ;
- Usage des guides-répertoires
- Principales utilisations
Le classement idéologique est principalement utilisé :
- Dans les bibliothèques et de nos jours dans les pharmacies ;
- Pour le classement de la documentation (catalogue, article, revue..) ;
- Pour le classement du courrier.
3. LES ORDRES DERIVES OU MIXTES DE CLASSEMENT
Comme l’indique leur nom, ils sont dérivés des ordres principaux. Il s’agit des classements alphanumérique, chronologique, décimal géographique.
- LE CLASSEMENT ALPHANUMERIQUE
- Principe
Combinaison des classements alphabétique et numérique, le classement alphanumérique consiste à définir des tranches alphabétiques à l’intérieur desquelles on procède au classement numérique. Tous les dossiers dont la première lettre du mot directeur est la même sont regroupés dans une même tranche de classement.
Chaque tranche alphabétique est précédée d’un guide-répertoire
Exemple
A
Guide repertoire A
1 Abiré
Dossiers de la tranche alphabétique A
2 Abina
3 Abalo
B
1 Baker
2 Bossiade
3 Banla
C
1
2
3
4
- Application
Soient les dossiers suivants :
- Association Vinicole du Sud-Est
- Le Grand Garage
- Transport François-Portal et frères
- Les Meubles Jean L’Hermite
- Aux Galeries Réunies
- Les cars verts
- Compagnie de Transport le Riche
- La Flèche Bleue
- Anciens Etablissements Martin et Lenoir
- Les Messageries du Septentrion
- Grand hôtel
- Grand hôtel de la plage
- Journal le matin provençal
- La société industrielle et minière
- Syndicat des travailleurs togolais
- Office national du tourisme
- Hôtel Carrington
TAF : présenter le classement alphanumérique.
- Avantages
- Risques d’erreurs peu nombreux
- Classement et recherche relativement rapide et facile
- Chaque tranche de classement assure une certaine discrétion.
- Inconvénients
- Nécessité de tenir un répertoire pour chacune des tranches alphabétiques,
- Difficulté de déceler un dossier manquant,
- Assez lent : consultation du répertoire avant la recherche ou la mise en place d’un dossier.
- Principales utilisations
En principe les utilisations sont les mêmes que celles des classements alphabétique et numérique mais cet ordre de classement est peu utilisé. Il peut tout de même servir au rangement des dossiers, des fiches ou des dossiers médicaux. Par contre il est très connu puisque c’est celui des plaques minéralogiques des motos et des voitures.
- LE CLASSEMENT CHRONOLOGIQUE
- Principe
Dérivé du classement numérique, il consiste à classer les documents par ordre d’arrivée. Le plus récent est au dessus du lot. Généralement ce classement est combiné avec le classement numérique puisqu’un numéro d’ordre est attribué à chaque élément.
- Application 1
Soient les dossiers ci-après
Rubriques
Dates
La française des immeubles
25/08/11
Cybercafé peace and love
12/10/10
Symphonie pastorale
26/09/11
Entente des assureurs
31/03/11
Beneficial Life Insurance
29/04/11
Centre hospitalier préfectoral
10/01/11
Hôtel Léota
28/02/11
Centre thérapeutique Trust In God
30/09/11
Caisse nationale de crédit agricole
05/09/11
Institut technique et commercial assomption
14/11/10
Centre de dépannage Lacros
25/01/11
Office des produits agricoles du Togo
20/02/11
L’auberge
12/10/10
Cabinet médical mélia
28/12/10
Ecole supérieure de gestion informatique et des sciences
12/08/11
Complexe scolaire le savoir
31/10/10
TAF : ranger chronologiquement ces dossiers.
- Application 2
Rangez les dossiers suivants reçus dans le courant du mois de novembre :
- Entreprise de maçonnerie Réné-Blasutto (25/11)
- Antiquités Dorget et Melchior (12/11)
- Société Anonyme Régionale d’Alimentation (11/11)
- Association Marseillaise Pour la Sauvegarde de l’Enfance (20/11)
- Comptoir Thermique Européen (05/11)
- Compagnie Générale de Chauffage (30/11)
- Entreprise de Charpentes Métalliques (21/11)
- Compagnie Agricole Industrielle (15/11)
- Short Message System (19/11)
Travail demandé
- Présentez le classement numérique.
- Dressez le répertoire alphabétique correspondant.
NB : le dossier ‘’short message system’’ porte le numéro 208.
- Avantages
- Classement très simple
- Le document le plus récent est immédiatement visible
- Mise en place très facile
- Recherche et extraction des pièces faciles si on connaît leur date
- Extensible à l’infini.
- Inconvénients
- Impossible de constater les absences de documents
- Difficile de retrouver un document dont on ne connaît pas la date précise.
- Principales utilisations
Ce classement est utilisé pour :
- Le rangement des journaux et revues
- Le classement de la correspondance (lettres ; double de lettres et des documents commerciaux à l’intérieur des dossiers.)
- Le classement des bordereaux bancaires, des chèques postaux, des fiches et des catalogues de bibliothèques
- Le classement des dossiers de contentieux.
- LE CLASSEMENT DECIMAL
- Principe
Dérivé des classements idéologique et numérique, le classement décimal consiste à classer les éléments d’après un plan de classement idéologique, chaque subdivision étant affectée d’un numéro. Les numéros sont déterminés d’après les règles suivantes :
- La matière de classement est divisée en 10 divisions primaires affectées d’un numéro de 0 à 9 ;
- Chaque division primaire est subdivisée au maximum en dix divisions secondaires affectées d’un numéro à deux chiffre ; le chiffre de gauche étant celui de la division primaire et le chiffre de droite celui de la division secondaire.
Exemple : classe 4 : tiers
40 fournisseurs
41 clients
42 personnel
420 avances…
- Application 1
Ranger les rubriques suivantes selon l’ordre décimal. La première division porte le numéro 1.
Rubriques
Coopérative des agriculteurs du nord Togo
Banque Ouest Africaine de Développement
Clinique «Bon Secours»
Institut technique Jean d’Athènes
Centre médico-social de Pya
UAT (Union des Assurances du Togo)
Parfaite santé
Ecole Supérieure des Affaires
Banque Centrale des Etats de l’Afrique de l’Ouest
Collège d’enseignement technique de Kanté
Union des assurances de Paris
Ecobank
Compagnie Africaine d’Assurances
La fédérale des assurances
Centre hospitalier préfectoral
Clinique ‘’Dieu guérit’’
Institut des sciences commerciales «Excellence»
Caisse nationale de crédit agricole
Institut technique et commercial assomption
SONAPH (société nationale des palmeraies et des huileries)
Office des produits agricoles du Togo
Institut universitaire de technologie et de gestion
polyclinique mélia
Ecole supérieure de gestion informatique et des sciences
Clinique Professeur-James
- Application 2
Reclasser les rubriques ci-dessous qui correspondent à quelques-unes des divisions d’un ouvrages documentaires : 200 pigeon blanc ; 121 étudiant ; 31 football ; 32 rugby ; 11 réussite ; 300 jeu de cartes ; 301 dominos ; 204 pétanque ; 1320 assistance ; 12 match ; 3111 rendez-vous d’affaires ; 10 bataille ; 22 carnet d’adresse ; 20 GPRS ; 3 cabine cellulaire ; 2004 thèse ; 4 ombres anglaises ; 3104 statuettes ; 40 rendre heureux ; 123 jeu de Ludo ; 201 journal écrit ; 3100 ; sept familles ; 412 fonctionnaires ; 13 meilleur commerce ; 320 canapé.
- Avantages
- Parfaitement adapté au classement et à la recherche de documentation ;
- Extensible à l’infini ;
- Sûreté ;
- Le classement peut se subdiviser autant que nécessaire.
- Inconvénients
- Plan de classement délicat à établir ;
- Organisation longue : il exige une analyse préliminaire très poussée pour établir le plan de classement.
- Principales utilisations
- Classement des livres dans les bibliothèques ;
- Documentation dans les entreprises ;
- Plan comptable.
- LE CLASSEMENT GEOGRAPHIQUE
- Principe
Le classement géographique consiste à classer les éléments d’après un plan de classement comportant la division d’un pays en régions, des régions en préfectures, des préfectures en villes et ainsi de suite.
Les différentes subdivisions étant classées dans l’ordre alphabétique ou numérique ; il est donc une combinaison du classement idéologique et du classement alphabétique.
Exemple :
REGION DES SAVANES
Tone
Dapaong
- Application
Faites le classement géographique des clients suivants :
Clients
Villes
Haute couture young style
Sotouboua
Zone franche internationale
Notsé
Faculté des sciences appliquées
Tchamba
Représentation syndicale
Dapaong
Supermarché Marox
Lomé
Société le confort intérieur
Kara
Société de transports maritimes
Sotouboua
Régie autonome de transport
Lomé
Doux espoirs
Kara
Collège d’enseignement technique de Kanté
Kanté
Union des assurances de Paris
Kpalimé
Restaurant la Loutre d’or
Blitta
Méthodes administratives et commerciales
Bassar
Résidence les dauphins
Aného
Centre hospitalier préfectoral
Amlamé
Franco-canadienne du rire
Tohoun
Société togolaise de papiers peints
Kara
Caisse nationale de crédit agricole
Elavagnon
Institut technique et commercial assomption
Sokodé
Jeunes sans frontière
Vogan
La centrale musicale
Blitta
Pharmacie lidaw
Lomé
Modern cave
Atakpamé
Compagnie générale de chauffage
Tabligbo
Grands vins Pierre Estager
Tsévié
Résolution
régions
préfectures
villes
rubriques
- Avantages
- Simple dans son principe ;
- Précis ;
- Extensible puisqu’il se subdivise naturellement ;
- Répond parfaitement à son objet.
- Inconvénients
- Nécessite fréquemment l’emploi d’un dictionnaire de commune
- Nécessite un répertoire alphabétique pour réduire le temps de certaines recherches
- Impossibilité de déceler l’absence de documents
- Principales utilisations
Ce classement est utilisé par :
- Les services commerciaux des entreprises ; les agences de transport ;
- Les éditeurs ;
- Les services de vente par correspondance
- Les agences de publicité (prospection de la clientèle) ;
- Les services des abonnements : revues, journaux.
Travaux Dirigés N°1
Exercice 1
Vous venez d’être mise à l’essai à CHOKOLOKOBANGOCHE, une société de vente du matériel informatique. Ce jour on vous remet les dossiers ci-après à ranger :
- Demande de renseignements du 25 octobre 2011,
- Double de la lettre du 31 octobre 2011,
- Réclamation du 29 septembre 2011,
- Autorisation d’installation du 31 juillet 2011,
- Double de la facture n°485 du 25 novembre 2011,
- Commande reçue de GNANSCKOCK le 25 septembre 2011,
- Relevé de factures du 21 août 2011,
TAF : en vous servant de votre cours :
- Quel ordre de classement emploierez-vous ?
- Précisez le document qui sera au dessous du lot et celui qui sera au dessus.
- Faites le classement approprié de ces documents
Exercice 2
Classez les comptes suivants selon l’ordre décimal :
12 ; 2 ; 35 ; 6 ; 68 ; 71 ; 25 ; 230 ; 200 ; 900 ; 670 ; 28 ; 530 ; 2010 ; 4111 ; 9 ; 860 ; 60 ; 2000 ; 52 ; 90 ; 10 ; 700 ; 57 ; 601 ; 4011 ; 701 ; 31 ; 238 ; 4 ; 5 ; 7 ; 1 ; 290 ; 675 ; 709 ; 222.
Exercice 3
Vous avez reçu chronologiquement dans la journée du 20 décembre 2010 les dossiers suivants :
- Restaurant «la poule d’or»
- Salon de tresse Binida
- Les grands moulins du midi
- La centrale des particuliers
- Le petit coin rouge
- Tout pour l’école
- Le grand hôtel moderne
- Blanchisserie tout pour le linge
- L’hôtel du centre de la ville de Kara
- Compagnie aérienne togolaise
- Hôtel du nord du sahel
Sachant que «le petit coin rouge» porte le numéro 542, on vous charge de :
- Présenter le classement numérique
- Présenter le répertoire alphabétique y afférent.
Exercice 4
Dans les rubriques suivantes, les mots directeurs sont déjà soulignés.
- Cabinet Maître-Tchao
- Compagnie française des matières collantes
- Entreprise ‘’le régime des sages’’
- Clinique chirurgicale de beauté
- La nouvelle cafétéria
- Grand hôtel du centre
- Biscuiterie saisonnière
- Chez Madame Du Perrain, articles danois
- Coopérative des jeunes artisans du nord Togo
- Motel la belle aux yeux d’or
- L’or togolais
- Institut technique Jean de la Malène
- Boulangerie de Souza et frères
- Tout pour le ménage
- Groupement des jeunes de l’orient
- Etablissements de Meideros et sœurs
- Distribution de produits électriques
- Horlogerie du sud de midi
- Le grand hôtel moderne
- Société agricole togolaise
- Bar Mc Donald
Parmi les mots soulignés certains sont erronés. On vous charge à cet effet de les :
- corriger,
- indexer,
- classer alphabétiquement suivant ce modèle.
Rubriques
Justification du choix du mot directeur
Exercice 5
Les dossiers et les classeurs constituent les différents matériels de rangement étudiés.
- Après avoir défini les termes dossier et classeur, donner au moins deux exemples de chacun d’eux.
- Définir le mode de classement.
- Donner deux avantages et deux inconvénients du classement sur le champ.
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